Workflow Sprint

Když tým umí s Copilotem, přichází druhý stupeň: automatizace rutin. Vybereme 2–3 procesy a dodáme funkční workflow + měření dopadu.

Máte opakující se rutiny (reporty, faktury, onboarding).
Chcete ušetřit 10+ hodin měsíčně na člena týmu.
Používáte Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Excel).
Máte alespoň 1 osobu, která proces "vlastní".
Jste ochotni investovat 2 dny do analýzy a nastavení.

Nemáte definované procesy (nevíte, co se děje).
Čekáte "magické tlačítko", které vyřeší chaos ve firmě.
Nemáte přístup k Microsoft 365 Business cloud prostředí.

Jak Sprint probíhá

Sprint dává smysl, když Copilot už používáte a nejvíc brzdí rutiny (poptávky, zápisy, faktury, onboarding…).

Den 0 (Kickoff)

Výběr a analýza

Vybereme 2–3 procesy, stanovíme metriky (čas: hodiny → minuty, kroky: 10 → 1) a vyřešíme přístupy.

Týden 1

Mapování & Prototyp

Mapování procesu → návrh řešení → validace prototypu na reálných datech. Validujeme chybovost.

Týden 2

Build & Handover

Vývoj (n8n/Power Automate) → testování → předání + dokumentace + owner. Měření dopadu.

Jak vybíráme procesy do Sprintu

Četnost

Děje se to denně/týdně?

Časová náročnost

Kolik hodin to týmu bere?

Riziko chyb

Hrozí chyba přepisem?

Dostupnost dat

Jsou data v M365/ERP?

Měřitelnost

Lze změřit stav před/po?

Co dostanete

2–3 plně funkční automatizace (n8n / Power Automate)

Dokumentace + přehled napojení

Owner u vás (kdo to spravuje) + Fallback režim

Měření dopadu (před/po)

Co když to nepůjde automatizovat?

Pokud během mapování zjistíme, že automatizace nedává smysl (licence, data, riziko), řekneme to hned.
Navrhneme alternativu: standardizaci, šablony nebo jiný proces s vyšší návratností.

Bezpečnost & přístupy

Minimální práva + časově omezené přístupy
Žádná hesla do chatu – řešíme servisní účty
Servisní účty / audit logy
Možnost NDA a přístupy jen na dobu implementace

Co potřebujeme předem:

3–5 ukázkových vstupů (e-maily, faktury, zápisy…)
Seznam používaných nástrojů (M365, CRM, účetnictví…)
Kategorie citlivosti (co je zakázané / citlivé)
Kontaktní osoba z IT/Ops kvůli přístupům

Jak měříme úspěch:

Čas / kroky / chybovost (před vs. po)
Owner u vás + definovaný fallback režim

Příklady workflow (Real-life)

Problém: Obchodník tráví 20 min psaním e-mailu pro každou poptávku.

Řešení: AI vytáhne data z poptávky, připraví draft v Outlooku a vytvoří úkol v Planneru.

Dopad: Úspora 15 min na poptávku (cca 10 hod měsíčně).

Problém: Zápisy se nedělají nebo se ztrácí v Teams.

Řešení: Přepis se automaticky shrne, pošle účastníkům a úkoly se uloží do To-Do.

Dopad: 100% meetingů má zápis a úkoly.

Problém: Faktury chodí na e-mail a musí se ručně přepisovat.

Řešení: AI vytěží data (IČO, částka), uloží do Excelu/ERP a fakturu archivuje na SharePoint.

Dopad: Eliminace chyb a ručního přepisu.

Problém: Nováček čeká týden na přístupy.

Řešení: Po podpisu smlouvy se automaticky založí účty, pošlou uvítací e-maily a naplánují školení.

Dopad: Nováček funguje od 1. dne.

Co od vás potřebujeme (Input)

Interní owner (člověk, který proces zná).
Přístupy k M365 (SharePoint/Teams) pro našeho vývojáře.
2–3 jasně definované procesy k automatizaci.
Vzorky dat (např. staré excely, ukázkové e-maily).

Co dostanete (Scope & Handover)

Funkční automatizace (Power Automate / n8n).
Dokumentace procesu (video + PDF).
Fallback režim (co dělat, když API selže).
Předání přístupů jen servisně, žádné sdílení hesel.

Domluvit Sprint call (15 min)

Ozveme se do 1 pracovního dne. Bez tlaku. Můžeme podepsat NDA.